Prüffassung für die geschützte Hetzner-Vorschau, Stand 19. Oktober 2026. Diese Fassung beschreibt den Formularversand über Brevo, die Schadsoftwareprüfung auf einem separaten Hetzner-Server und das Empfängerpostfach Google Workspace. Der Hetzner-Auftragsverarbeitungsvertrag, die Annahme des Workspace-Datenschutzzusatzes und die Einbeziehung des Brevo-Auftragsverarbeitungsvertrags im Konto sind bestätigt. Vor dem öffentlichen Livegang bleiben insbesondere der vollständige Vertragsumfang, das geschützte Vertragsarchiv, weitere Kontoeinstellungen und die praktische Umsetzung der Aufbewahrungsregeln zu vervollständigen sowie diese Hinweise rechtlich abschließend zu prüfen. Die Wahl europäischer Dienstleister ist keine Zusicherung ausschließlich europäischer Verarbeitung.
1. Verantwortlicher und Geltungsbereich
Zollflix GmbH
Georg-Wulf-Straße 1
12529 Schönefeld
Deutschland
Telefon: 030 209653240
E-Mail für Datenschutzanfragen: service@zollflix.de
Diese Hinweise betreffen die Informationswebsite und deren Anfrageformulare. Die Verarbeitung bei der Nutzung des gesonderten Kundenportals app.zollflix.de wird hier nicht vollständig beschrieben und ist gesondert zu prüfen. Die Websiteformulare übermitteln derzeit keine Anfrage automatisch an dieses Portal.
2. Hosting bei Hetzner, Verbindungsdaten und Sicherheit
Die neue Website wird auf einem Cloud-Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, am gewählten Standort Falkenstein in Deutschland betrieben. Beim Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse sowie vom Browser übermittelte Protokoll- und Geräteangaben. Zwecke sind die Auslieferung, Fehlerbehebung und Absicherung der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in einem sicheren und funktionsfähigen Webangebot.
Mit Hetzner besteht seit dem 16. Oktober 2026 ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Dieser regelt die Verarbeitung in unserem Auftrag sowie die Schutz- und Unterstützungspflichten des Hostinganbieters. Die Administration und Absicherung des eigenen virtuellen Servers bleiben unsere Aufgabe.
Ein dauerhaftes Zugriffsprotokoll sämtlicher Seitenaufrufe ist in der derzeitigen Webserverkonfiguration nicht aktiviert. Betriebs-, Fehler- und Sicherheitsereignisse können dennoch in Anwendung und Serversystem protokolliert werden. Eine pauschale Löschung aller Serverprotokolle nach sieben Tagen wird hier nicht zugesichert; die endgültigen Aufbewahrungsgrenzen sind vor dem Livegang im Betriebskonzept festzulegen.
Die Formularschnittstelle begrenzt Anfragegröße, Häufigkeit und gleichzeitige Verarbeitung zum Schutz vor Missbrauch und Überlastung. Dafür wird die vom vorgeschalteten Webserver geprüfte IP-Adresse zur Zuordnung des Anschlusses verarbeitet. Im begrenzten Zählerspeicher werden daraus abgeleitete HMAC-Kennungen unter einem zufälligen Prozessschlüssel und kurzlebige Anfragezähler gehalten, nicht die rohen IP-Adressen. Die Zähler liegen nur im Arbeitsspeicher, verwenden ein 60-Sekunden-Prüffenster und werden nach dessen Ablauf bereinigt, sobald keine zugehörige Anfrage mehr verarbeitet wird. Ein Prozessneustart verwirft diesen Speicher und den Prozessschlüssel. Gemeinsam genutzte öffentliche IP-Adressen, etwa eines Büros oder Mobilfunknetzes, teilen ein Limit; unbekannte oder ungültige Kennungen nutzen einen begrenzten gemeinsamen Rückfallbereich. Dies ist keine Identifikation einzelner Personen, Besucherauswertung oder dauerhafte Profilbildung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für den sicheren Betrieb der Formulare. Weitere Informationen: Datenschutz bei Hetzner.
3. Kontakt, Anfragen und Datei-Uploads
Bei Kontakt per Formular, E-Mail oder Telefon verarbeiten wir die mitgeteilten Unternehmens- und Kontaktdaten sowie gegebenenfalls Zoll-, Waren- und Fahrzeugangaben, Nachrichten und Unterlagen. Dies dient der Zuordnung, Prüfung und Beantwortung sowie gegebenenfalls der Vertragsanbahnung und Durchführung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei einer Vertragsbeziehung mit der betroffenen Person, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die sachgerechte geschäftliche Kommunikation und Bearbeitung.
Als Pflichtfelder gekennzeichnete Angaben werden für den Versand über das jeweilige Onlineformular verlangt. Ohne diese Angaben kann das Formular nicht abgesendet werden. Alternativ können Sie uns direkt kontaktieren. Die Bestätigung der Datenschutzhinweise im Formular ist keine Einwilligung in Werbung, Statistik oder Marketing-Cookies.
Je nach Formular können Rechnungen, Packlisten, Fahrzeugunterlagen, Vollmachten oder andere Dokumente übermittelt werden. Bitte beschränken Sie sich auf erforderliche Unterlagen und schwärzen Sie nicht benötigte personenbezogene Daten. Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sollten Sie nur nach vorheriger Abstimmung übermitteln.
Die Formularanwendung verarbeitet Inhalte und Dateien vorübergehend im Arbeitsspeicher und übergibt sie dem Versanddienst. Sie legt selbst kein dauerhaftes Uploadarchiv und keine Formulardatenbank auf dem Webserver an. Das bedeutet nicht, dass beim Versanddienst oder im Empfängerpostfach keine Kopien gespeichert werden. Die eingegangenen Anfragen und Aufträge werden von den mit der Bearbeitung betrauten Mitarbeitenden von Zollflix geprüft.
Hochgeladene Dateien werden vor dem Versand auf zulässige Dateistrukturen und mit ClamAV auf bekannte Schadsoftware geprüft. Die Schadsoftwareprüfung erfolgt auf einem separaten Hetzner-Server in Falkenstein in Deutschland; die Dateiinhalte werden über einen verschlüsselten Tunnel dorthin übertragen und vorübergehend in einem geschützten RAM-Verzeichnis verarbeitet. Es entsteht dort kein dauerhaftes Uploadarchiv mit Kundenunterlagen. Bei erkanntem Schadcode, einem Scanfehler oder nicht ausreichend aktuellen Signaturen werden die Anhänge nicht versandt. Anfragen ohne Anhang benötigen keinen Dateiscan. Die Prüfung dient dem Schutz der Systeme und Empfänger auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; sie bietet keine hundertprozentige Sicherheit.
Formularversand über Brevo
Die Formularanfragen werden serverseitig über Brevo GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Deutschland, an unser internes Servicepostfach service@zollflix.de übermittelt. Verarbeitet werden Unternehmens- und Kontaktdaten, Formularinhalte, Dateinamen, gegebenenfalls Anhänge und technische Zustellmetadaten. Als Antwortadresse wird die im Formular angegebene E-Mail-Adresse übergeben. Die Website versendet keine automatische Bestätigungs-E-Mail an die anfragende Person und importiert keine Formularkontakte in das Brevo-CRM.
Die Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit Brevo ist im eingesetzten Konto bei der Registrierung einbezogen. Laut Brevo liegen die Hostingstandorte seiner Datenbanken in Frankreich und Deutschland sowie bei Google Cloud in Belgien. Dies ist keine Zusicherung, dass jede Verarbeitung ausschließlich in der EU erfolgt. Unterauftragnehmer und Supportgesellschaften können auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums beteiligt sein. Die deutschen Vertragsbedingungen beschreiben hierfür unter anderem Standardvertragsklauseln und gegebenenfalls das Data Privacy Framework. Einzelheiten einschließlich Unterauftragnehmern: Brevo-Nutzungsbedingungen mit Auftragsverarbeitungsvereinbarung und Brevo-Speicherstandorte.
Die geprüfte Brevo-Kontoansicht weist für Transaktionsprotokolle eine Aufbewahrungsregel von einem Monat und die Auswahl „Vorschauen niemals speichern“ aus. Diese Regeln betreffen nicht sämtliche technisch erforderlichen Zustellpuffer, die Verarbeitung von Nachrichten und Anhängen, Sicherungskopien oder das Empfängerpostfach. Eine vollständige Nullspeicherung wird nicht zugesichert. Nach Anbieterangaben können Löschläufe zeitversetzt erfolgen; eine Änderung der Vorschau-Regel betrifft nur künftige Nachrichten. Informationen: Brevo-Aufbewahrung für Protokolle und Vorschauen.
Brevo fügt den internen Formularmails an service@zollflix.de ein unsichtbares Zählbild hinzu. Wird es im E-Mail-Programm geladen, erfolgt ein Abruf bei Brevo, bei dem Verbindungsinformationen wie IP-Adresse und Zeitpunkt anfallen können. Die verwendete Versandeinstellung sieht laut Brevo eine anonymisierte Öffnungszählung vor; sie ist keine vollständige Abschaltung dieses Bildes oder jeder E-Mail-Messung. Zollflix nutzt diese Messdaten nicht zur Auswertung einzelner Beschäftigter. Das Zählbild ist keine Website-Besuchermessung und löst keine Google-Ads-Conversion aus; die getrennte Messung über Google Tag Manager ist in Abschnitt 6 beschrieben. Die Formularanfragen gehen nur an unser Servicepostfach, nicht als automatische Brevo-Mail an die Kundin oder den Kunden. Weitere Informationen: Brevo zur anonymisierten Öffnungszählung.
Vor der Umstellung wurden Formularmails über Resend, Plus Five Five, Inc., USA, übermittelt. Bereits dort vorhandene Nachrichten- und Protokollkopien werden durch den Providerwechsel nicht automatisch vorzeitig gelöscht. Resend nennt für Free-, Pro- und Scale-Tarife grundsätzlich 30 Tage Aufbewahrung in den USA; dies ersetzt keine Prüfung des damaligen Kontos und seiner Sicherungen. Informationen: Resend-Speicherung und Aufbewahrung.
Empfängerpostfach und Speicherkriterien
Nach der Zustellung werden Anfragen und Anhänge im geschäftlichen Postfach service@zollflix.de über Google Workspace (Gmail) und gegebenenfalls in der weiteren Vorgangsbearbeitung verarbeitet. Zweck ist der Empfang, die Zuordnung und die Beantwortung der Anfragen auf den oben genannten Rechtsgrundlagen für die geschäftliche Kommunikation. Verarbeitet werden insbesondere Absender- und Empfängerdaten, Nachrichteninhalte, Anhänge und technische E-Mail-Metadaten. Nach Auskunft von Zollflix gibt es keine automatische Weiterleitung dieser Formularnachrichten an externe Empfänger.
Der E-Mail-Dienst ist von der Domain- und DNS-Verwaltung bei Raidboxes und vom Hosting der Website bei Hetzner zu unterscheiden. Für deutsche Workspace-Geschäftskunden nennt Google grundsätzlich Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland, als Vertragspartner, soweit nichts anderes vereinbart wurde. Die konkrete Google-Vertragsgesellschaft, die Vertragsnachweise und die tatsächlich eingestellten Datenregionen, Zugriffs- und Aufbewahrungsregeln sind für die endgültige Fassung noch im Workspace-Konto abzugleichen. Eine ausschließliche Speicherung oder Verarbeitung in der EU wird nicht zugesichert; je nach Dienst und Konfiguration können auch Google-Unternehmen und Unterauftragnehmer außerhalb der EU beteiligt sein. Informationen: Google-Vertragsgesellschaften, Google Cloud-Datenverarbeitungsbedingungen und Workspace-Unterauftragnehmer.
Der Zusatz zur Verarbeitung von Cloud-Daten für das eingesetzte Workspace-Konto wurde am 18. Oktober 2026 angenommen. Die Annahme legt keine Datenregion fest und ersetzt nicht die Prüfung der tatsächlichen Kontoeinstellungen.
Wir speichern Anfragen und zugehörige Unterlagen so lange, wie dies für ihre Bearbeitung, einen daraus entstehenden Auftrag oder erforderliche Nachweise notwendig ist. Dabei berücksichtigen wir die jeweils einschlägigen handels-, steuer- und zollrechtlichen Aufbewahrungspflichten sowie die erforderliche Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen. Für abgeschlossene Anfragen ohne Auftrag ist entscheidend, ob diese Zwecke oder andere zulässige Aufbewahrungsgründe noch bestehen; nicht jede Anfrage unterliegt derselben gesetzlichen Frist. Entfallen die Verarbeitungszwecke und andere zulässige Aufbewahrungsgründe, werden die betreffenden personenbezogenen Daten gelöscht.
Die Prüfung und Durchführung der Löschung übernehmen die Geschäftsführung und die hierfür zuständigen Mitarbeitenden von Zollflix. Eine bereits eingerichtete automatische Löschung wird nicht zugesichert. Die Löschung beim Versanddienst löscht zugestellte Nachrichten und Anhänge im Empfängerpostfach nicht automatisch.
4. Manuelle Adresseingabe und pausierte Adressvorschläge
Die früher vorbereiteten Adressvorschläge über Photon/komoot sind vollständig deaktiviert. Straße, Postleitzahl und Ort werden manuell eingegeben. Die Formularskripte enthalten keine Adressabfrage; auch die serverseitige Adressschnittstelle ist gesperrt. Daher werden über diese Funktion derzeit keine Suchtexte oder Formularangaben an Photon/komoot übertragen und keine Adresssuchzähler geführt.
Eine erneute Aktivierung ist nicht Teil dieses Website-Stands. Zuvor sind Anbieter- und Vertragsfragen zu prüfen und diese Datenschutzhinweise entsprechend anzupassen.
5. Notwendige Cookies und Cookiebot
Auf der geschützten Testadresse erkennt der notwendige Cookie preview_access einen freigeschalteten Browser wieder. Er ist mit Secure, HttpOnly und SameSite=Lax gekennzeichnet und läuft nach 24 Stunden ab. Er dient nur dem Zugang zur Testversion, nicht der Werbung. Die neuen Hetzner-Seiten setzen die früheren ChatGPT-Sites- oder Cloudflare-Hostingcookies nicht als eigene Hostingfunktion ein.
Zur Einwilligungsverwaltung verwenden wir Cookiebot CMP von Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark. Das Bannerskript wird über die angebotene EU-Adresse consent.cookiebot.eu geladen. Verarbeitet werden unter anderem Einwilligungsstatus und -kennung, Zeitpunkt, aufgerufene URL, Sprache, Browser- und Verbindungsinformationen. Die Auswahl wird im notwendigen Cookie CookieConsent dokumentiert. Die Auslieferung des Banners und die Aufbewahrung des Einwilligungsnachweises sind unterschiedliche Verarbeitungsvorgänge.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für erforderliche Einwilligungsnachweise und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für den sicheren Betrieb. Unbedingt erforderliche Speicherung beziehungsweise Zugriffe auf das Endgerät erfolgen nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Für nicht notwendige Technologien ist die jeweilige Einwilligung maßgeblich. Cookiebot nennt für Endnutzer-Nachweisdaten grundsätzlich zwölf Monate; die tatsächlich eingestellte Cookie-Laufzeit und der aktuelle Scan sind vor dem Livegang noch abzugleichen.
Für das Ändern oder Widerrufen einer Entscheidung ist das Cookiebot-Einstellungswidget vorgesehen. Ein Widerruf wirkt für die Zukunft. Die Domainzuordnung und die tatsächliche Funktion von Banner, Kategorien und Widerruf sind vor der öffentlichen Freigabe noch abschließend zu prüfen; die Einbindung des Skripts allein bestätigt dies nicht. Informationen: Cookiebot-Datenschutz und Usercentrics-Datenverarbeitungsvereinbarung.
6. Google Tag Manager, Analytics und Google Ads
Aktueller Prüfstand: Die Messkonfiguration ist vorbereitet, auf der geschützten Vorschau jedoch nicht aktiviert. Der bisher veröffentlichte Container der alten Website wurde nicht durch den neuen Entwurf ersetzt. Vor einer Aktivierung sind die nachfolgend beschriebenen Funktionen, Kontoeinstellungen und Verträge abschließend freizugeben.
Vorgesehen sind Google Tag Manager zur Steuerung der Tags, Google Analytics 4 zur Auswertung der Websitenutzung und Google Ads zur Erfolgsmessung von Anzeigen. Anbieter ist grundsätzlich Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; der konkrete Kontovertrag ist zu prüfen. Je nach Einwilligung sollen Seitenbesuche, Verweildauer, Scrolltiefe, interne Navigation, Telefon- und E-Mail-Klicks sowie Formularstarts und bestätigte Anfragen gemessen werden.
Die technische Vorbereitung lädt den Container erst nach einer Statistik- oder Marketing-Einwilligung; einzelne Tags benötigen zusätzlich die passende Kategorie. Rechtsgrundlagen für die jeweilige optionale Messung sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Nach Widerruf werden die Einwilligungssignale aktualisiert und die Seite neu geladen. Ohne Freigabe werden keine alten Formularinteraktionen nachträglich als solche nachgesendet.
Eigene Formularereignisse enthalten nur Formularart und bei bestätigter Annahme eine zufällige Ereigniskennung, nicht Nachrichtentexte, Namen, E-Mail-Adressen oder Dateien. Google-Tags können dennoch IP-/Verbindungsdaten, Browserinformationen, besuchte URLs, Cookiekennungen und Anzeigenzuordnungen verarbeiten. Eine pauschale Zusicherung, Google erhalte keine personenbezogenen Daten, erfolgt deshalb nicht. Die tatsächlichen Aufbewahrungs-, Freigabe- und Werbeeinstellungen, insbesondere GA4-Speicherdauer und automatische Ereignisse, sind vor Aktivierung noch zu prüfen.
Eine Verarbeitung durch Google-Unternehmen insbesondere in den USA ist möglich. Informationen zu den jeweiligen Übermittlungsmechanismen und Datenschutzbedingungen finden Sie in Googles Datenschutzerklärung, den Rahmenbedingungen für Datenübermittlungen und den Angaben zu Rollen und Vertragsbedingungen der Google-Dienste.
7. YouTube und lokale Schriftarten
Das Video auf der Startseite wird erst nach Marketing-Einwilligung und ausdrücklichem Öffnen über youtube-nocookie.com geladen. Anbieter ist Google Ireland Limited, Anschrift wie oben. Dabei können IP-/Verbindungsdaten, Browserinformationen und die besuchte Seite an Google gelangen. Bei bestehender Google-Anmeldung ist eine Kontozuordnung möglich. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Schließen entfernt die Einbettung; ein Widerruf erfolgt über die Cookie-Einstellungen. Auch der erweiterte Datenschutzmodus ist keine Garantie vollständiger Anonymität oder ausschließlicher EU-Verarbeitung.
Die verwendeten Schriftarten und Symbolschriften werden mit den Website-Dateien vom eigenen Hosting ausgeliefert. Für diese Schriftarten wird keine direkte Verbindung zu Google Fonts hergestellt.
8. Empfänger und Übermittlungen
Zugriff erhalten die zuständigen berechtigten Beschäftigten und die für die beschriebenen Zwecke benötigten technischen Dienstleister. Der deutsche Hostingstandort bedeutet nicht, dass sämtliche eingesetzten Dienste ausschließlich in der EU verarbeiten. Soweit eine Auftragsverarbeitung vorliegt, sind entsprechende Vereinbarungen erforderlich. Der Abschluss des Hetzner-Vertrags ist nachgewiesen; der vollständige Umfang und die weiteren Vertragsnachweise werden vor dem Livegang abgeglichen. Für eigenständig verantwortliche Empfänger gelten gegebenenfalls andere Datenschutzvereinbarungen.
9. Ihre Rechte
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Bei einer Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen; gegen Direktwerbung besteht ein jederzeitiges Widerspruchsrecht. Einwilligungen können jederzeit für die Zukunft widerrufen werden, ohne die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung zu berühren. Kontakt: service@zollflix.de.
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Wohnort, Arbeitsplatz oder Ort eines vermuteten Verstoßes. Für den Sitz von Zollflix ist dies die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg.
Die Websiteformulare treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über Ihre Anfrage. Die inhaltliche Bearbeitung erfolgt durch das Zollflix-Team.
10. Stand und noch offene Freigaben
Stand: 19. Oktober 2026. Diese technische Prüffassung ersetzt keine abschließende rechtliche Prüfung. Vor öffentlicher Freigabe sind die noch ausdrücklich offenen Angaben zu vervollständigen und die tatsächlichen Betriebs-, Anbieter- und Kontoeinstellungen erneut mit diesem Text abzugleichen.